Taliwang, – Sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di Kabupaten Sumbawa Barat (KSB) sudah sangat tertib untuk kearsipan, bahkan dapat menemukan arsip yang dibutuhkan dalam hitungan detik. Hal itu sebagai hasil dari pendampingan dan komitmen yang dibangun Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus).
“Sebagian besar OPD yang ada di KSB sudah sangat teratur arsipnya, bahkan saat dibutuhkan bisa langsung ditemukan dalam hitungan 3 detik. Hal ini membuktikan bahwa pemerintah KSB sangat serius dalam menata kearsipan,” kata Drs H Syamsul Kamil, MM selaku kepala Dinas Arpus, saat dikonfirmasi media ini dalam ruang kerjanya, kemarin.
Dikesempatan itu H Syamsul Kamil mengakui jika ada beberapa OPD yang masih dalam proses penertiban arsip, namun akan diupayakan dalam tahun 2020 ini bisa tuntas seluruhnya. “Memang ada OPD yang masih butuh kerja keras untuk melakukan penataan terhadap kearsipan, tetapi kalau OPD bersangkutan komit maka bisa dipastikan akan tuntas dipenghujung tahun ini,” lanjut, sambil mengatakan bahwa Dinas Arpus hanya melakukan pendampingan, jadi butuh keseriusan dari pihak OPD itu sendiri.
Disampaikan H Syamsul Kamil, jika semua OPD dirasakan sudah tuntas menata kearsipan, maka program berikutnya adalah pemusnahan terhadap arsip yang dinilai sudah tidak berfungsi lagi. “Tahapan ini mulai dibahas pada tahun mendatang, jadi sekarang fokus untuk penataan kearsipan dulu,” ungkapnya.
H Syamsul Kamil juga mengaku bahwa pihaknya bukan hanya intens membangun komunikasi dengan masing-masing OPD, tetapi juga harus menyampaikan informasi atau sosialisasi bahwa arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer dan sekunder. “Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh masing-masing OPD, maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada,” lanjutnya.
Adapun tahapan dalam penyusunan kearsipan diawali dengan mengidentifikasi semua berkas yang akan diarsipkan, mencatat arsip yang telah diidentifikasi, pengelompokan arsip berdasarkan subjek, penentuan sistem penyimpanan berdasarkan subjek, pembelian sarana dan prasarana kearsipan, pemeliharaan arsip, pengamanan arsip, penyususnan judul retensi dan penyingkiran, pemusnahan dan penghapusan arsip yang sudah tidak digunakan. **
