Penulis: Harnida Nurus Syukriyati, S.E.
Mahasiswa Pascasarjana Magister Manajemen Inovasi Angkatan 10 Tahun 2022 Universitas Teknis Sumbawa/Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat
Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat sesuai Peraturan Bupati Sumbawa Barat Nomor 28 Tahun 2022 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas-Dinas Daerah Kabupaten Sumbawa Barat yang merupakan perubahan kedua Atas Peraturan Daerah Kabupaten Sumbawa Barat Nomor 27 Tahun 2017 tentang Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Pokok Dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat, antara lain :
Melaksanakan penyusunan program dan rencana kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian;
Melaksanakan urusan keprotokolan, hubungan masyarakat, penyiapan rapat-rapat Dinas dan pendokumentasian kegiatan Dinas;
Melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan Dinas;
Melaksanakan urusan rumah tangga, ketertiban, keamanan dan kebersihan di lingkungan kerja;
Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan kendaraan dinas, peralatan dan perlengkapan kantor dan aset lainnya;
Melaksanakan penyiapan rencana kebutuhan pengadaan sarana dan prasarana di lingkungan Dinas;
melaksanakan pengurusan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan inventarisasi barang-barang inventaris;
Melaksanakan pengelolaan administrasi perkantoran ;
Melaksanakan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pemeliharaan data dan kartu kepegawaian di lingkungan Dinas;
Melaksanakan penyiapan dan pengusulan pegawai yang akan pensiun, serta pemberian penghargaan;
Melaksanakan penyiapan bahan kenaikan pangkat, daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai, daftar urut kepangkatan, sumpah/janji pegawai, gaji berkala dan peningkatan kesejahteraan pegawai;
Melaksanakan penyiapan pegawai untuk mengikuti pendidikan/pelatihan kepemimpinan, teknis dan fungsional;
Melaksanakan penyiapan rencana pegawai yang akan mengikuti ujian dinas;
Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kepegawaian dan disiplin pegawai;
Melaksanakan penyiapan bahan standar kompetensi pegawai, tenaga teknis dan fungsional;
Mengoordinasikan penyiapan bahan reformasi birokrasi;
Melakukan koordinasi pelaksanaan tugas Subbagian Umum dan Kepegawaian;
Melakukan monitoring, evaluasi dan pelaporan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian;
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
Dari uraian diatas, salah satu runcian tugas Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat pada pasal 134 ayat c, yaitu “melaksanakan pengelolaan kearsipan dan perpustakaan Dinas”. Dalam hal ini pada tahun 2018 dan 2019 pengurus arsip Aktif dan Inaktif Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat berusaha membenahi arsip yang terdapat pada Dinas tersebut dan pada tahun 2019 di Uji oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Sumbawa Barat yang disebut dengan “Uji Temu Arsip 3 Detik” dan Alhamdulillah Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat Lulus dalam Uji Temu Arsip 3 Detik tersebut.
Para pengurus Arsip Aktif maupun Inaktif menyadari, bahwa betapa pentingnya mengenal dan memahami arsip dari fungsi, tujuan, manfaat dan jenis arsip. Sebab, setiap jenis arsip memiliki fungsi, tujuan dan kegunaan yang berbeda-beda. Arsip masih sering dibutuhkan dan digunakan bukan hanya pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) saja, namun pada organisasi atau perusahaan juga sangat dibutuhkan. Arsip bukan hanya sebuah dokumen saja namun sebagai catatan sejarah karena arsip biasanya berisi informasi penting, maka penyimpanan harus aman untuk mencegah terjadinya kerusakan. Jadi Arsip adalah kumpulan dokumen bersejarah dalam format apapun atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan.
Dinas Sosial Kabupaten Sumbawa Barat saja yang memiliki Arsip Digital. Arsip Digital adalah arsip yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik. Padahal cara kerjanya cukup simple, yaitu dokumen arsip di scan dan didaftar pada lembar tertulis berjudulkan Dokumen Arsip Digital.
Fungsi arsip yaitu sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan suatu ketika nanti atau untuk masa mendatang. Bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang bisa dibedakan menjadi dua fungsi, yaitu:
Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai.
Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna, antara lain :
Nilai guna keuangan;
Nilai guna hukum;
Nilai guna administrasi;
Nilai guna teknologi;
Nilai guna ilmiah.
Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan.
Fungsi sekunder arsip ini termasuk dalam nilai guna, antara lain :
Nilai guna pembuktian;
Nilai guna informasi.
Tujuan Arsip, antara lain:
Menghemat tempat penyimpanan
Menjaga kerahasiaan
Menjaga kelestarian
Menjaga arsip tetap baik dan aman
Mempermudah pencarian arsip
Menjaga arsip-arsip penting
Menghemat waktu dan tenaga
Manfaat Arsip
Arsip tidak hanya bermanfaat sebagai sumber informasi saja, namun arsip juga memiliki 4 kegunaan, antara lain:
Sebagai sumber informasi;
Kita dapat memperoleh sumber informasi baik dari teman, saudara, orang tua, guru, buku-buku, film, video, juga arsip. Arsip bermanfaat sebagai sumber informasi penting yang menyangkut suatu acara maupun kegiatan. Contohnya, arsip yang berisi surat undangan, surat pertemuan atau rapat.
Sebagai sumber yuridis;
Arsip bermanfaat sebagai sumber yuridis (hukum), karena bisa menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dilakukan oleh pihak bersangkutan. Contohnya, arsip surat perjanjian kerja, arsip surat perjanjian hutang piutang atau yang lainnya.
Sebagai sumber sejarah
Arsip bisa menjadi sumber sejarah yang harus dilestarikan, diabadikan atau disimpan dengan baik. Contohnya, arsip sejarah terbentuknya Pemerintah Daerah Kabupaten Sumbawa Barat, arsip terbentuknya suatu perusahaan, atau yang lainnya.
Sebagai sumber ilmu pengetahuan
Arsip berisi tentang ilmu pengetahuan yang harus disimpan bila sewaktu-waktu dibutuhkan. Contohnya, arsip karya penelitian atau laporan hasil uji coba.
Jenis-jenis arsip berdasarkan kepemilikannya terdiri menjadi 2 macam, yaitu :
Arsip yang berasal dari lembaga pemerintahan;
Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang disebut Arsip Nasional Pusat (Arnapus).
Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda).
Arsip yang berasal dari instansi pemerintah atau swasta.
Arsip primer merupakan arsip asli, bukan salinan atau tembusan.
Arsip sekunder merupakan arsip yang berupa Salinan dan tembusan.
Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya atau sentralisasi.
Arsip unit merupakan arsip penyimpanan yang dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip itu dibuat atau desentralisasi.
Jenis-jenis arsip berdasarkan fungsinya, yakni :
Arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan terus-menerus untuk kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan suatu organisasi.
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi atau instansi.
Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi digunakan terus-menerus bagi organisasi maupun instansi. Tapi, arsip statis ini digunakan untuk kepentingan masyarakat umum karena memiliki nilai kebangsaan dan digunakan sebagai referensi saja.
Inovesi selanjutnya yang merupakan ilmu turunan dari Kantor Arsip Nasional Pusat RI yang ke Kantor Arsip Nasional Daerah RI baru-baru ini adalah Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang dikenal dengan sebutan Aplikasi SRIKANDI. Seluruh SKPD pada Pemerintah Kabupaten Sumbawa Barat juga mendapatkan kesempatan untuk mengikuti Bimbingan Teknis Aplikasi SRIKANDI tersebut yang dilaksanakan pada tanggal 30 November sampai dengan 1 Desember 2022. Dengan adanya Aplikasi SRIKANDI, dapat dengan mudah melacak keberadaan arsip melalui system Aplikasi. Mudah-mudahan kedepannya pada tahun 2023 seluruh SKPD mampu menjalankan Aplikasi tersebut.
